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流程圖設(shè)計完成后的自我檢查

2011-11-16 08:55 來源:中國醫(yī)藥營銷聯(lián)盟 作者:張國祥 點擊:

核心提示:嚴格說來,流程圖設(shè)計不是一個人的事,它應(yīng)該是小組討論的結(jié)果。但在實際設(shè)計時,往往是挑選其中之一先行進行現(xiàn)狀描述,然后征求意見,再請他人完善補充,達成共識后再提交審核審批。

嚴格說來,流程圖設(shè)計不是一個人的事,它應(yīng)該是小組討論的結(jié)果。但在實際設(shè)計時,往往是挑選其中之一先行進行現(xiàn)狀描述,然后征求意見,再請他人完善補充,達成共識后再提交審核審批。

在這里,動手擬制者的骨干作用是其他人不可替代的。為了提高流程圖設(shè)計的質(zhì)量,節(jié)省大家的時間,設(shè)計者初稿完成的好壞至關(guān)重要。為了提高初稿設(shè)計的質(zhì)量和水平,完成初步設(shè)計后,設(shè)計者應(yīng)該進行自我檢查,自己找出問題自己改正,即使不能解決問題,但起碼做到了胸中有數(shù),尋求他人的幫助就能有的放矢。自我檢查的重點和步驟如下:

1、  流程名稱是否恰當(dāng),會不會引起歧義,注意不要和其它流程圖重名或交叉,三級流程圖與四級流程圖名稱不可混淆。

2、授權(quán)崗位是否恰當(dāng),是否是該流程最合適的管理者,主持崗位有無錯位,參與崗位有無遺漏。

3、 流程目標(biāo)表達是否準(zhǔn)確,并宜于理解。既不能無限拔高,也不能要求過低,更不能與名稱重復(fù)。流程目標(biāo)是流程設(shè)計的重中之重,它是該流程的綱,找準(zhǔn)了,就能起到綱舉目張的作用,接下去條分縷析、勢如破竹;找偏了,流程可能走進死胡同,最后轉(zhuǎn)不出來,即無法達成目標(biāo)。以前網(wǎng)上的流程圖或部分書中列舉的流程圖都沒有目標(biāo)描述,往往從“開始”開始,到“結(jié)束”結(jié)束,雖然簡單省事,卻讓人不知所綜。沒有目標(biāo)描述的流程圖一律不能算合格。

4、進程描述是否清晰,前后能否銜接,中間有無斷點,也就是看邏輯關(guān)系是否合理,工作銜接是否順暢。這是流程設(shè)計的主體部分。三級流程圖重點概述該事務(wù)工作的主要責(zé)任歸屬崗位和銜接配合,不需要對活動分解過細。四級流程圖則需要對活動清晰定位(定責(zé)任崗位定活動先后)。四級流程圖是一事一議,不能把二個或三個流程混雜。還要注意有布置就有檢查,有溝通就有反饋,不能出現(xiàn)“孤島”,必須來龍去脈清楚。

5、目的能否達成。如果流程描述清晰準(zhǔn)確,目的就能“水到渠成”,千萬不可以“牽強附會”。最后達成目的必須與開頭的目標(biāo)要求首尾呼應(yīng)。

6、 連線是否清晰流暢,主線必須一貫到底,要如流水行渠,雖有轉(zhuǎn)折但一定到達終點,不能堵塞,也不能斷流。連線也是一種表達語言,體現(xiàn)的是活動的先后和邏輯關(guān)系,不可小覷。如果自我檢查感覺良好,也不要急于上交,為了穩(wěn)妥起見,設(shè)計者還可以開展以下工作:如果是以現(xiàn)狀描述為主的流程圖,只需要找一二個流程涉及崗位的人員看一遍,他們看一遍能理解就可以判定初稿合格,否則,就需要完善設(shè)計。如果是對現(xiàn)狀有所改進的流程圖,就要對改進的方式或方法征求現(xiàn)在工作的承擔(dān)者有何意見,他可以不接受,但要讓他看得明白。這也算初稿合格。

對于創(chuàng)新設(shè)計的流程圖,則只需要找人了解能不能看懂即可,至于能否接受則是審核審批之后宣傳教育的事情了??傊?,流程圖設(shè)計的好不好,就是從事工作的崗位員工能不能一看就懂,至少是一解釋就明白。如果需要設(shè)計者做若干口頭說明,別人才能明白,那就是設(shè)計初稿有問題,必須返工。

Tags:流程圖

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