為什么流程圖一定要增加授權崗位?
核心提示:流程管理風靡全球二十年,使用流程圖來梳理企業(yè)流程,進行流程管理的企業(yè)越來越多,我們在網(wǎng)上、書上見到的流程圖大多是從流程的起點崗位開始,到完成崗位結束。為什么張老師指導優(yōu)化的流程圖必須設置授權崗位?
流程管理風靡全球二十年,使用流程圖來梳理企業(yè)流程,進行流程管理的企業(yè)越來越多,我們在網(wǎng)上、書上見到的流程圖大多是從流程的起點崗位開始,到完成崗位結束。為什么張老師指導優(yōu)化的流程圖必須設置授權崗位?
首先要明白,流程并非新生事物,有活動就有流程,有組織的地方就有流程管理,近二十年來,只不過是更多的企業(yè)更多的人認識到了流程管理對于企業(yè)成長的重要性而已。流程管理與企業(yè)管理一樣源遠流長,管理需要組織,組織就會有流程。一切管理都始于授權!董事會授權董事長,董事長授權總經(jīng)理,總經(jīng)理授權各單位各部門負責人,各負責人授權具體辦事員。各種授權既有從制度上體現(xiàn)的,也有從流程上體現(xiàn)的,還有各種臨時授權則因工作需要而產(chǎn)生。而流程圖規(guī)范的做事先后與責任劃分只體現(xiàn)了正常情況下的流程走向或工作規(guī)范,如果出現(xiàn)例外情況,則是流程圖無法預知或預先規(guī)定的,需要授權崗位及時處置或靈活應對。授權崗位其實就是對非正常情況下做事規(guī)范的預先安排,以確保組織運轉(zhuǎn)不被意外中斷。這是授權崗位設置的必要性說明。對此,還可以參閱張國祥老師的文章《流程圖不可能包羅萬象》。為博什么銳流程管圖一理定要在增加線授權崗位?。
授權崗位的作用還體現(xiàn)在以下方面:
1、傳承公司戰(zhàn)略,分解工作目標。
梳理流程必須從企業(yè)戰(zhàn)略開始,每一個三級流程圖都是戰(zhàn)略目標的分解,企業(yè)的一級流程、二級流程、三級流程、四級流程如何體現(xiàn)環(huán)環(huán)相扣?授權崗位就是一個承接點。為什么三級流程圖的授權崗位統(tǒng)一規(guī)定為董事長或總經(jīng)理?就是因為戰(zhàn)略分解是這二個崗位分別完成或傳遞的。四級流程圖的授權崗位統(tǒng)一規(guī)定為董事長或總經(jīng)理的直接下屬崗位,也是基于戰(zhàn)略分解的需要。為什么企業(yè)既要有中長期目標,還要有短期目標、年度目標?目標不能分解到每月每天每一個崗位員工頭上,就沒有落地的可能。所以說流程是戰(zhàn)略落地的管道。
2、提出流程目標要求。
這和第一點密不可分。在我看來,流程圖少了目標,就像人缺少眼睛,看不清方向,達成目的就會增加很多困難。而事實上,傳統(tǒng)管理只要求下屬聽話、服從安排,沒有讓下屬事先明確工作目標、清楚工作要求,往往走偏方向,效率低下也就司空見慣。很多人忽略了一個簡單的常識:沒有目標的行動一定沒有效率。
3、跟蹤流程運行、及時糾偏。
授權崗位在流程圖中除了提出目標要求外,往往沒有承載具體活動,是不是意味著授權崗位無事可做?這樣理解就大錯特錯了!授權崗位必須掌控整個流程的運行情況,出現(xiàn)偏差及時糾正,出現(xiàn)意外立即處理。只有當這個流程正常運行時,他才“無事可做”。流程圖只能就例行事務進行規(guī)范。凡事皆有例外。授權崗位對保障流程運行不被中斷不是可有可無,而是非常重要,必不可少。
4、檢查流程運行目的是否達成。
我們非常強調(diào)流程團隊責任,一個流程能否順利完成,能否達成目標,授權崗位負主要責任。按時完成當然最好,延誤或不能完成,就必須由授權崗位分析解決,給出解決方案、給出滿意結果。否則,追究責任,授權崗位首當其沖,當然其他參與崗位也要承擔相應責任。
5、定期歸納總結,確保流程不斷優(yōu)化。
企業(yè)的進步體現(xiàn)在多個方面,流程的簡化也是進步的標志之一。如何保證企業(yè)眾多的流程不斷優(yōu)化?毫無疑問,流程參與者人人有責,但起主要作用的還是各授權崗位。因為他們對流程運行的全局更清楚,流程運行好壞與他們的利益攸關程度更高,所以授權崗位是流程優(yōu)化的主力軍。他們必須定期分析流程運行的好壞、總結得失、提出改進建議、改善方案。持續(xù)改進是流程管理的一個重要原則,也是企業(yè)不斷進步的法寶。
流程圖一定要有授權崗位,不是可有可無,而是必不可少!
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