在和企業(yè)員工優(yōu)化流程圖時(shí)，經(jīng)常有員工這樣說：“知道是那個(gè)意思，就是找不到合適的詞”。還有人說：“知道是那個(gè)理，就是不知道怎么說”。流程圖如果用詞不當(dāng)，就會(huì)給管理帶來困擾，給員工帶來誤導(dǎo)。一個(gè)好的流程圖必須用詞準(zhǔn)確、用語精煉。

什么是用詞準(zhǔn)確？就是可操作，無歧義。怎樣才能做到用詞準(zhǔn)確？設(shè)計(jì)者一步到位當(dāng)然好了，但現(xiàn)實(shí)中往往與此相反，一個(gè)人很難一步到位。好的流程圖一定是集思廣益的結(jié)果，語言表達(dá)也不例外。語言表達(dá)也可按照以下步驟循序漸進(jìn)去完善。

一、個(gè)人權(quán)衡比較。設(shè)計(jì)師在設(shè)計(jì)初稿時(shí)怎么想的就怎么寫，整體草案完成后，再來仔細(xì)推敲，把可選詞句羅列出來，自己判斷最好的詞句就填寫在框圖中，其它詞句備案，方便與同事討論時(shí)交流比較。

二、找熟悉工作的同事商量。盡自己能力做到最好，然后再找從事該項(xiàng)工作的同事商量，把自己的選擇理由告訴同事，讓他們幫助自己當(dāng)參謀。至少要讓涉及崗位的同事充分發(fā)表意見，讓他們一看就懂，理解不會(huì)有偏差就好了。

三、找語言表達(dá)能力好的同事請(qǐng)教。這是從語言嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕嵌日艺Z言能力好的員工把關(guān)?？赡苣隳鼙磉_(dá)意思，但用詞不嚴(yán)謹(jǐn)，或者用了太多方言口語，雖然現(xiàn)在做事的人能懂，但新手就不一定看得懂了。向內(nèi)部語言專家請(qǐng)教，是為了傳播和培訓(xùn)的需要。

四、和設(shè)計(jì)師小組成員共同探討。這是為了保證在表述同一現(xiàn)象或活動(dòng)時(shí)用語統(tǒng)一，不能同樣的活動(dòng)用語多樣，在企業(yè)內(nèi)部必須統(tǒng)一。同時(shí)也是為了取長(zhǎng)補(bǔ)短。也許你沒有想到，其他設(shè)計(jì)師想到了，或者你的表達(dá)沒有同事的簡(jiǎn)潔明了，互相借鑒，可以提高設(shè)計(jì)效率。

五、聽取其他員工的理解。前面找的都是相關(guān)者，或比較專業(yè)的同事，現(xiàn)在找不相關(guān)的員工來閱讀理解，如果他們也能看懂，并且理解的意見一致，就證明用詞到位了，否則，還需要重新選詞。

六、集體討論定稿。這是為了保證在企業(yè)內(nèi)部達(dá)到高度認(rèn)同，并且形成同一工作的規(guī)范表述，堵塞以后執(zhí)行時(shí)扯皮推諉的借口。不管是設(shè)計(jì)流程還是制訂制度，上下認(rèn)同，才能執(zhí)行，才能落實(shí)到位。

做好用詞準(zhǔn)確是第一步，第二步才考慮用語精煉。

用詞準(zhǔn)確就是把意思表達(dá)清楚。有人為了表達(dá)清楚，在流程圖的進(jìn)程框圖中寫文章，意思表達(dá)出來了，重點(diǎn)卻沒有了，節(jié)點(diǎn)也被過多的語言淹沒了。

用語精煉就是要言不煩。要言不煩，節(jié)點(diǎn)清晰，一目了然，做事的人才能一看就懂。

其次要準(zhǔn)確傳達(dá)出流程的各個(gè)節(jié)點(diǎn)或結(jié)點(diǎn)。流程圖中的節(jié)點(diǎn)和結(jié)點(diǎn)，往往會(huì)成為從事該活動(dòng)員工的工作職責(zé)，或管理者的關(guān)注重點(diǎn)。它的表達(dá)方式一定是動(dòng)詞加名稱，或者量詞加名詞。不能用形容詞和副詞。如報(bào)銷流程圖中的“填寫報(bào)銷單，粘貼報(bào)銷票據(jù)，準(zhǔn)備報(bào)銷”，可以用四個(gè)字概括“填單報(bào)銷”，至于如何貼票據(jù)、報(bào)銷的細(xì)節(jié)說明等等，是在報(bào)銷規(guī)定或制度中體現(xiàn)的。因?yàn)榱鞒淘O(shè)計(jì)的三個(gè)假設(shè)中有一個(gè)前提“制度規(guī)范是健全的”。流程圖的節(jié)點(diǎn)就是“路標(biāo)（進(jìn)程）”，路標(biāo)是地點(diǎn)而不能在路標(biāo)上加副詞、形容詞。

第三，讓企業(yè)全員形成條件反射，看到這個(gè)詞就知道是什么活動(dòng)或環(huán)節(jié)，不會(huì)產(chǎn)生歧義，也不能自由發(fā)揮，它就是企業(yè)的工作程序，就是內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)作。

流程圖語言達(dá)到了用詞準(zhǔn)確、用語精煉的高度就成了企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)和員工操作的指南。