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流程圖形式與內(nèi)容的平衡

2018-05-16 13:56 作者:張國(guó)祥 點(diǎn)擊:

在給企業(yè)管理人員講流程優(yōu)化設(shè)計(jì)技術(shù)時(shí),有人提出如果流程圖不好看怎么辦?在企業(yè)進(jìn)行流程設(shè)計(jì)輔導(dǎo)時(shí)也有人提出了類(lèi)似問(wèn)題:流程圖到底要不要好看?

我的回答是流程圖應(yīng)該好看,應(yīng)該錯(cuò)落有致,并且工作進(jìn)程一目了然。如果復(fù)雜難看,一定不是好的流程設(shè)計(jì)。我在幾家企業(yè)的流程優(yōu)化設(shè)計(jì)中發(fā)現(xiàn):凡是反映事物本來(lái)面目,揭示工作內(nèi)在聯(lián)系,或反映工作銜接邏輯聯(lián)系的流程,沒(méi)有不好看的。如果流程設(shè)計(jì)者不能準(zhǔn)確地描述或設(shè)計(jì)流程的先后秩序、不能恰當(dāng)?shù)匕才懦袚?dān)流程職責(zé)的崗位,那么就很難保證流程的簡(jiǎn)潔美觀。
當(dāng)然任何事情都有例外,都有多種可能性。流程圖也是如此。也就是說(shuō),我們企業(yè)有的工作還處于探索階段,還不成熟,承擔(dān)責(zé)任的崗位也不固定,那么畫(huà)流程圖也就可能無(wú)可適從。即使勉強(qiáng)畫(huà)出來(lái)也無(wú)法做到進(jìn)程清楚、連接順暢,其中可能會(huì)出現(xiàn)交叉,可能出現(xiàn)重疊。做事沒(méi)條理,流程就無(wú)法有條理。思維混亂,流程就不能不亂。如果流程混亂不堪,流程圖還是不畫(huà)為妙,畫(huà)出來(lái)除了徒添麻煩甚至增加困擾之外,可能于事無(wú)補(bǔ)。
另外,凡是優(yōu)化審批的流程應(yīng)該都是美觀的流程。如果做不到這一點(diǎn),一定是設(shè)計(jì)人員沒(méi)有把握流程運(yùn)行的本質(zhì)聯(lián)系,沒(méi)有突破現(xiàn)有落后做法的樊籬或障礙。如重復(fù)審批、重復(fù)查驗(yàn),甚至多頭指揮。這樣的做事風(fēng)格,如果流程簡(jiǎn)潔那才是怪事!
企業(yè)進(jìn)行流程優(yōu)化的目的,就是為了提高工作效率、提高員工工作能力和工作處理速度。如果拿一個(gè)流程圖過(guò)來(lái),半天看不明白,那要流程圖干什么?可用的流程圖,能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行指導(dǎo)、能夠給員工工作帶來(lái)指導(dǎo)意義的流程圖一定是簡(jiǎn)潔美觀的。
但是,如果我們只是追求流程圖的美觀,而損害了流程活動(dòng)之間的邏輯聯(lián)系、破壞了流程進(jìn)程的自然順序,那一定是不容許存在的。
所以,我們要確立一個(gè)流程圖設(shè)計(jì)的原則,那就是形不掩義,內(nèi)容第一。內(nèi)容準(zhǔn)確、流程銜接自然、工作有條不紊,才是我們追求的目的。這也是流程設(shè)計(jì)的原則。內(nèi)容永遠(yuǎn)比形式重要。沒(méi)有內(nèi)容再漂亮的圖表會(huì)有什么用呢?古人不是說(shuō)了“徒有其表”嗎?圖只有其表而無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)涵有什么用呢?
當(dāng)然設(shè)計(jì)流程圖,進(jìn)程排列和連線技巧對(duì)美化流程圖還是有較大影響的。首先,你在設(shè)計(jì)流程圖時(shí),流程授權(quán)崗位、主持崗位、支持崗位、協(xié)助崗位的排列次序還是有講究的。誰(shuí)居前、誰(shuí)居中、誰(shuí)居后也是有規(guī)律可循的。把握了流程崗位的責(zé)任分類(lèi)和流程活動(dòng)的先后順序,你怎么畫(huà),流程圖都好看。如果你心中無(wú)數(shù),不僅連線會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤,而且進(jìn)程也會(huì)錯(cuò)亂。這樣的流程圖不難看,還有什么會(huì)難看呢?
內(nèi)容決定形式,形式影響內(nèi)容。流程內(nèi)容清楚、活動(dòng)簡(jiǎn)潔流暢,圖形一定美觀;但如果為了美觀而調(diào)整內(nèi)容,就會(huì)適得其反,因形害義。
所以,流程圖難看,一定是思維混亂。思維不亂,掌握好流程圖設(shè)計(jì)技術(shù)和方法,流程圖準(zhǔn)保個(gè)個(gè)都好看。

Tags:流程圖 內(nèi)容 形式 平衡

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