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流程圖形式與內(nèi)容的平衡

2018-05-16 13:56 作者：張國祥 點(diǎn)擊：

在給企業(yè)管理人員講流程優(yōu)化設(shè)計(jì)技術(shù)時(shí)，有人提出如果流程圖不好看怎么辦？在企業(yè)進(jìn)行流程設(shè)計(jì)輔導(dǎo)時(shí)也有人提出了類似問題：流程圖到底要不要好看？

我的回答是流程圖應(yīng)該好看，應(yīng)該錯(cuò)落有致，并且工作進(jìn)程一目了然。如果復(fù)雜難看，一定不是好的流程設(shè)計(jì)。我在幾家企業(yè)的流程優(yōu)化設(shè)計(jì)中發(fā)現(xiàn)：凡是反映事物本來面目，揭示工作內(nèi)在聯(lián)系，或反映工作銜接邏輯聯(lián)系的流程，沒有不好看的。如果流程設(shè)計(jì)者不能準(zhǔn)確地描述或設(shè)計(jì)流程的先后秩序、不能恰當(dāng)?shù)匕才懦袚?dān)流程職責(zé)的崗位，那么就很難保證流程的簡潔美觀。
當(dāng)然任何事情都有例外，都有多種可能性。流程圖也是如此。也就是說，我們企業(yè)有的工作還處于探索階段，還不成熟，承擔(dān)責(zé)任的崗位也不固定，那么畫流程圖也就可能無可適從。即使勉強(qiáng)畫出來也無法做到進(jìn)程清楚、連接順暢，其中可能會(huì)出現(xiàn)交叉，可能出現(xiàn)重疊。做事沒條理，流程就無法有條理。思維混亂，流程就不能不亂。如果流程混亂不堪，流程圖還是不畫為妙，畫出來除了徒添麻煩甚至增加困擾之外，可能于事無補(bǔ)。
另外，凡是優(yōu)化審批的流程應(yīng)該都是美觀的流程。如果做不到這一點(diǎn)，一定是設(shè)計(jì)人員沒有把握流程運(yùn)行的本質(zhì)聯(lián)系，沒有突破現(xiàn)有落后做法的樊籬或障礙。如重復(fù)審批、重復(fù)查驗(yàn)，甚至多頭指揮。這樣的做事風(fēng)格，如果流程簡潔那才是怪事！
企業(yè)進(jìn)行流程優(yōu)化的目的，就是為了提高工作效率、提高員工工作能力和工作處理速度。如果拿一個(gè)流程圖過來，半天看不明白，那要流程圖干什么？可用的流程圖，能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行指導(dǎo)、能夠給員工工作帶來指導(dǎo)意義的流程圖一定是簡潔美觀的。
但是，如果我們只是追求流程圖的美觀，而損害了流程活動(dòng)之間的邏輯聯(lián)系、破壞了流程進(jìn)程的自然順序，那一定是不容許存在的。
所以，我們要確立一個(gè)流程圖設(shè)計(jì)的原則，那就是形不掩義，內(nèi)容第一。內(nèi)容準(zhǔn)確、流程銜接自然、工作有條不紊，才是我們追求的目的。這也是流程設(shè)計(jì)的原則。內(nèi)容永遠(yuǎn)比形式重要。沒有內(nèi)容再漂亮的圖表會(huì)有什么用呢？古人不是說了“徒有其表”嗎？圖只有其表而無實(shí)質(zhì)內(nèi)涵有什么用呢？
當(dāng)然設(shè)計(jì)流程圖，進(jìn)程排列和連線技巧對美化流程圖還是有較大影響的。首先，你在設(shè)計(jì)流程圖時(shí)，流程授權(quán)崗位、主持崗位、支持崗位、協(xié)助崗位的排列次序還是有講究的。誰居前、誰居中、誰居后也是有規(guī)律可循的。把握了流程崗位的責(zé)任分類和流程活動(dòng)的先后順序，你怎么畫，流程圖都好看。如果你心中無數(shù)，不僅連線會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，而且進(jìn)程也會(huì)錯(cuò)亂。這樣的流程圖不難看，還有什么會(huì)難看呢？
內(nèi)容決定形式，形式影響內(nèi)容。流程內(nèi)容清楚、活動(dòng)簡潔流暢，圖形一定美觀；但如果為了美觀而調(diào)整內(nèi)容，就會(huì)適得其反，因形害義。
所以，流程圖難看，一定是思維混亂。思維不亂，掌握好流程圖設(shè)計(jì)技術(shù)和方法，流程圖準(zhǔn)保個(gè)個(gè)都好看。

Tags：流程圖 內(nèi)容 形式 平衡

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