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流程圖的審批

2018-06-05 17:51 作者:張國祥 點擊:

我之前組織過的流程圖優(yōu)化審批程序如下:設計師或設計員完成設計初稿,經(jīng)項目組專家指導修改之后,由設計師自己征求流程圖涉及的崗位員工代表意見后,再交上司審核。上司審核又可分為兩種方式,一是上司自己獨立審核,二是上司組織相關崗位員工代表討論補充,自己歸納完善后簽字上報。最后由項目組組長與專家副組長共同主持討論審批,項目組組長簽字批準。

這樣做的好處是征求意見廣泛,面對面的討論徹底而深入,項目組組長全程參與,專家副組長幾乎對所有的流程圖都要過目兩到三次,執(zhí)行的可行性高(我的咨詢實踐也證明這是較好的審批方式)。缺點是員工時間投入長,企業(yè)負責人審批期間缺少自由,項目時間自然延長。
失敗的做法是,流程圖設計任務劃分到部門,各部門設計完成上報主管領導審核,企業(yè)負責人象征性地簽字就算批準了。這樣做的唯一好處就是時間短,最大壞處就是根本沒有人拿流程圖當一回事。草率從事往往如此。
既要保證流程圖批準之前被廣泛知曉,又要保證流程圖被批準之后廣為執(zhí)行,審核審批過程不可減少,那就只能在審核審批的方式上做文章了。
為此,企業(yè)可以考慮按以下方式進行流程圖的審核審批:
(1)完成流程圖設計草案,經(jīng)專家組成員修改認可為第一階段。這也叫設計階段。
(2)第二階段,將第一階段通過的流程圖在內部局域網(wǎng)公布,企業(yè)管理人員都可評頭論足,反饋意見統(tǒng)一交流程圖擬制者收集整理,同時由設計師(員)上司組織小范圍優(yōu)化討論,設計師(員)記錄討論修改意見,凡修改意見超過兩處或有一處原則性修改,就報專家組成員確認,取得一致意見即視為審核通過,流程圖授權崗位簽字確認就可上報審批。這也是審核階段。
(3)第三階段,毫無疑問就是審批階段了。凡經(jīng)過審核簽字的流程圖再次發(fā)布在局域網(wǎng)上,同時撤換未審核的同名流程圖,仍然提供給全體管理人員觀摩學習或批評指正。反饋意見仍然由流程圖設計擬制者收集整理,報項目專家組成員組織修改或決定是否改動。審批權與三級流程圖的授權崗位對等,即只能由董事長或總經(jīng)理審批。董事長和總經(jīng)理可以分頭審批,也可以兩人共同審批。兩人有異議可以隨時找項目專家溝通,也可找下級或流程圖的主持崗位溝通。對于做事方式有重大變動的流程圖則集中開會討論審批。提出者為項目組專家、董事長和總經(jīng)理。董事長、總經(jīng)理兩人對已審核流程圖異議較大的也可開會審批。
這一審核審批方式的前提是企業(yè)局域網(wǎng)完善,流程圖設計人員與涉及到的崗位員工可以在線交流,并且所有管理者都具備電腦閱讀能力。也可以說這一方式就是網(wǎng)絡審批方式。
我想只要真正重視,并且決心徹底改變企業(yè)管理的落后狀況,參與者特別是企業(yè)負責人不走形式,網(wǎng)絡審批方式應該是最好最便捷的方式之一,至少可以比會議審批方式節(jié)省大量時間。

Tags:流程圖 審批 流程圖審批

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