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信息管理

2017-08-30 17:30 作者：張國祥 點擊：

一、概述

信息管理是對企業(yè)經營所需的市場預測、客戶反饋、生產營銷數據、人財物評價標準指標及其實際指標的收集、整理與運用進行管理，從而提高決策的準確度和有效性，改善經營方式、改善企業(yè)管理。主要內容包括：信息種類管理、信息收集管理、信息傳遞管理、信息存儲管理、信息運用管理、查閱權限管理、保密管理、信息系統(tǒng)維護管理、信息化管理、信息檔案管理等。
二、實戰(zhàn)方法
信息種類管理
一般企業(yè)將信息類別分為三種：宏觀政策信息、內部經營信息、外部市場信息。筆者建議分為五種：宏觀政策信息、行業(yè)趨勢信息、競爭對手信息、外部市場信息、內部經營信息。這種劃分其實就是把宏觀政策信息和外部市場信息作了細分，以便信息收集和管理更有針對性和實用性。五類信息包含的主要內容如下：
1.宏觀政策信息：國家經濟決策、國家產業(yè)政策、國家調控政策、國際經濟形勢、國際金融信息、大宗商品價格走勢、影響國計民生的政策出臺等。
2.行業(yè)趨勢信息：新產品新材料新工藝的研究成果與市場推出時機、行業(yè)領軍企業(yè)的新產品新動向、行業(yè)原材料市場變化、行業(yè)協會簡報、行業(yè)協會研討會發(fā)布的報告等。
3.競爭對手信息：主要競爭對手的市場策略、價格變化、客戶變化、競爭對手針對本企業(yè)市場策略制訂的競爭方案、競爭對手推出的新產品、競爭對手的促銷活動等。
4.外部市場信息：市場變化信息、市場活動信息、渠道支持與維護信息、銷售總額、貨款回收信息、客戶增減信息、產品或服務反饋信息等。
5.內部經營信息：人才引進信息、人員變動信息、財務收支信息、物料供給信息、設備維護與運行狀況信息、生產計劃與進度信息、產品研發(fā)信息、工藝革新信息、安全信息、質量信息、管理改善信息等。
 
信息收集管理
信息收集管理主要是確定信息分類收集責任人，確定收集方式和聯系對象。
宏觀政策信息通常指定企業(yè)高管分頭收集，或者是與政府機關有工作聯系的特定崗位人員，如財務經理負責收集工商稅務管理的宏觀政策信息，人力資源經理負責收集國家勞動和社會保障方面的政策信息。
行業(yè)趨勢信息通常指定專人收集或專人負責與業(yè)務人員共同收集相結合。業(yè)務出身的企業(yè)負責人也可以兼管此項收集工作。
競爭對手信息收集通常由市場總監(jiān)負責、全體業(yè)務人員分區(qū)域配合。
外部市場信息收集通常由客服專員負責，全體業(yè)務人員配合。
內部經營信息收集由企業(yè)信息專員負責，各單位負責人及全體員工配合。
企業(yè)所有信息收集工作最后都由信息專員匯總。
 
信息傳遞管理
信息傳遞管理的主要工作是建立傳遞渠道，提供傳遞便利，規(guī)定傳遞頻率，設立信息提供獎勵制度。
建立信息傳遞渠道是指建立企業(yè)局域網、設立企業(yè)在線溝通平臺，當在線傳遞不可實現時，提供標準表格方便傳遞。規(guī)定特殊或緊急信息的電話或短信傳遞方式。
信息傳遞頻率是指按照企業(yè)經營需要或統(tǒng)計分析需要必須在固定時間傳遞的信息。企業(yè)外部市場信息和內部經營信息都必須定時定點傳遞。
信息收集具有廣泛性和靈活性，企業(yè)為了鼓勵員工外出時盡量收集對企業(yè)有幫助的信息，有必要設立信息提供獎勵制度?？刹捎玫姆绞接衅摘劵驅ｍ棯剟睿部梢远呓Y合使用。普獎是指凡是為企業(yè)提供信息的員工都可獲得獎勵，獎勵標準為一條信息一元。專項獎勵是指評定信息運用效果后決定，視信息運用所產生的價值決定獎勵額度。
 
信息存儲管理
能否讓企業(yè)信息資源共享，存儲管理是關鍵。企業(yè)信息存儲管理必須做好以下工作：
1、現代企業(yè)均有必要設立信息專員負責企業(yè)信息存儲管理。
2、配置信息存儲設備設施，防止信息丟失、信息破壞。
3、信息專員按信息類別分類存儲，重要信息提醒主管負責人撰寫信息分析報告、擬訂應對策略或應對方案報批。
4、信息專員進行信息匯總，定期編輯信息簡報，提供有需要的員工查閱。
5、信息存儲同時也是信息檔案管理的一部分，要與信息檔案管理相結合。
 
信息運用管理
信息是決策的依據。信息收集的目的就是為了運用，為決策提供參考，為考核提供數據，為市場調整提供數據支撐，為方案制訂提供數據支撐。信息運用管理是企業(yè)信息管理的核心和重點。企業(yè)做好信息運用管理必須注意的事項如下：
1、建立信息共享通道，讓需要信息的員工第一時間獲得信息。
2、為創(chuàng)新或設計新方案的員工運用信息提供查閱方便。
3、組織信息運用成果評定，并將信息運用成果歸檔。
4、將需要全員知曉或引起警覺的信息公布，激勵或警示眾人。
5、定期召開信息運用協調會或研討會，推動企業(yè)管理水平提升和工作效率改善。
 
查閱權限管理
查閱權限管理主要是為了防止信息泄漏，而不是限制員工查閱。凡是工作需要查閱信息的員工，企業(yè)與其工作相關的信息資源都對其開放。不設查閱權限會導致企業(yè)網絡擁堵，也會給不法分子網絡入侵提供方便。當然與其工作無關的信息當然不予開放。企業(yè)信息查閱權限管理必須注意的事項如下：
1、查閱權限授予崗位，凡是這一類崗位員工均有查閱權，不因人而異。
2、在人員發(fā)生異動后，企業(yè)有必要更改查閱密碼，并第一時間通知擁有查閱權限的員工。
3、信息的復制、外傳必須經過企業(yè)負責人或其授權人審批，信息專員登記后協助辦理。
4、超越權限查閱履行審批手續(xù)，信息專員不得擅自擴大信息傳遞范圍。
 
保密管理
信息保密管理主要是風險管理，信息查閱權限管理也是信息保密管理。企業(yè)進行信息保密管理要做的工作如下：
1、進行全員信息教育，讓員工掌握信息保密的原則、規(guī)定，掌握信息傳遞和運用方法。
2、信息運用與信息提供分工。對外信息提供實行專人負責，其他運用信息的員工無權對外發(fā)布或提供企業(yè)信息。
3、定期檢查企業(yè)電腦、U盤的存儲信息，對有泄密風險的電腦、U盤進行加密處理。
4、對存儲過企業(yè)商業(yè)機密的報廢電腦硬盤、關鍵芯片實行粉碎處理。
5、全員養(yǎng)成人走電腦關機或設置休眠狀態(tài)的習慣，不給不法人員可乘之機。
 
信息系統(tǒng)維護管理
企業(yè)信息系統(tǒng)維護一定要有專人管理，同時還要與專業(yè)機構簽訂定點服務合同，以防企業(yè)員工不能自行解決系統(tǒng)問題時能夠得到專業(yè)機構專業(yè)人員的及時幫助。企業(yè)信息維護管理必須注意的事項如下：
1、企業(yè)信息設備設施實行專人負責，定人管理，建立信息設備管理臺賬，轉移、交接登記。
2、非專職人員不得隨意調整或更改系統(tǒng)硬件、修改系統(tǒng)軟件。
3、信息設備設施不得隨意丟棄或變賣，由企業(yè)專職信息管理員按公司統(tǒng)一規(guī)定處理。
4、企業(yè)建立信息備份系統(tǒng)，在聘請企業(yè)外部人員維修信息設備設施時，先將涉密資料導出，再請專業(yè)人士維護。
5、外聘人員維修維護信息設備設施時，企業(yè)必須派人全程陪同，一方面學習經驗，另一方面防范信息泄漏。
 
信息化管理
信息化管理是企業(yè)管理方式或管理手段的全面升級，這是一個包含信息管理在內的概念，是企業(yè)發(fā)展到一定階段的主動選擇。也是現代企業(yè)全面公司化運作轉型成功的標志。信息化管理已擺脫了傳統(tǒng)的手工操作、手工傳遞信息階段，而代之以信息化的手段實施企業(yè)管理。它將徹底擺脫企業(yè)對個人的依賴，而是走上靠系統(tǒng)管理企業(yè)的良性發(fā)展軌道。企業(yè)信息化管理成功的標志有以下幾點：
1、企業(yè)實現了制度化、流程化、標準化、信息化管理，遵循規(guī)則做事被視為理所當然。
2、企業(yè)實現了無紙化辦公，計劃、任務、工作結果均可在線發(fā)布、在線跟蹤。
3、企業(yè)實現了系統(tǒng)管理，任何個人對制度、規(guī)則的破壞都會被抵制。
4、企業(yè)管理者大大減少，每一個員工都能夠對自己的工作負責。
5、企業(yè)管理行為、經營過程均可追溯，公正、公平、客觀評價員工貢獻變成現實，讓企業(yè)自我總結、自我完善變得更加容易。
6、企業(yè)對員工個人失職的追究變得簡單易行，逃避責任在信息化時代將被視為最愚蠢的行為。
 
信息檔案管理
信息檔案管理除了對信息本身的存儲歸類進行管理之外，還有一個很重要的內容就是企業(yè)其它檔案的信息化處理。也就是說現代企業(yè)的檔案將有兩種形態(tài)存在，一種是傳統(tǒng)的紙質檔案或實物檔案，另一種就是信息檔案，也稱為電子檔案。傳統(tǒng)檔案由各系統(tǒng)負責人或企業(yè)指定專人保管，信息檔案則由企業(yè)信息專員統(tǒng)一保管。所有紙質檔案或實物檔案都必須將其關鍵信息錄入企業(yè)數據庫，即建立企業(yè)電子檔案。電子檔案必須進行備份處理，同時打印紙質目錄存檔。電子檔案的分類原則與管理方法與傳統(tǒng)檔案管理基本相同，但是其技術含量更高，因此企業(yè)負責信息管理的員工必須專業(yè)人才擔任。
 
三、參考案例
略

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