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企業(yè)流程梳理方法

2017-01-05 10:16 作者：張國(guó)祥 點(diǎn)擊：
流程梳理是為企業(yè)現(xiàn)狀把脈，同時(shí)規(guī)劃企業(yè)未來(lái)的流程框架。流程梳理也是流程分析，是流程優(yōu)化和流程管理的基礎(chǔ)和前提。
流程分析從戰(zhàn)略開(kāi)始，從企業(yè)目標(biāo)開(kāi)始，再到企業(yè)組織架構(gòu)梳理、到崗位優(yōu)化，再到流程結(jié)構(gòu)分析，再到流程活動(dòng)分析，然后進(jìn)行流程優(yōu)化設(shè)計(jì)。
筆者在企業(yè)咨詢(xún)實(shí)踐中總結(jié)的企業(yè)管理流程四級(jí)分類(lèi)法，得到了企業(yè)負(fù)責(zé)人的高度認(rèn)同，實(shí)踐運(yùn)用效果良好，作為流程梳理方法簡(jiǎn)單實(shí)用。因此，本書(shū)就按照企業(yè)管理流程四級(jí)分類(lèi)法進(jìn)行流程梳理介紹。
一級(jí)管理流程是組織架構(gòu)，也就是戰(zhàn)略分解或管理功能劃分；二級(jí)管理流程是崗位設(shè)置，讓管理功能找到承載點(diǎn)；三級(jí)管理流程是企業(yè)主要事務(wù)工作的職責(zé)劃分，四級(jí)管理流程就是圍繞事務(wù)工作展開(kāi)的具體活動(dòng)。
如何確定企業(yè)的三級(jí)流程名稱(chēng)？最簡(jiǎn)潔有效的方法就是從一級(jí)流程即組織架構(gòu)中提取或細(xì)分。組織架構(gòu)通常從董事長(zhǎng)、總經(jīng)理劃分到各部門(mén)或子公司、分支機(jī)構(gòu)，也就是將企業(yè)戰(zhàn)略分解到單位或部門(mén)。規(guī)范的組織架構(gòu)應(yīng)該劃分出各部門(mén)或單位的功能。三級(jí)流程名稱(chēng)來(lái)源于部門(mén)功能，每一個(gè)部門(mén)功能就是一個(gè)三級(jí)流程名稱(chēng)。比如說(shuō)監(jiān)察審計(jì)部，就有監(jiān)察管理、審計(jì)管理、預(yù)防職務(wù)犯罪管理三個(gè)功能。財(cái)務(wù)部視企業(yè)規(guī)模大小可能會(huì)有資金管理、資產(chǎn)管理、預(yù)算管理、核算管理、稅務(wù)管理、融資管理、投資管理等功能。大家熟知的人力資源部有人才規(guī)劃管理、招聘管理、培訓(xùn)管理、績(jī)效管理、薪酬管理、員工關(guān)系管理、晉級(jí)晉升管理、情感情緒管理、愿景管理、社團(tuán)活動(dòng)管理等功能。這些管理功能就是企業(yè)的三級(jí)流程名稱(chēng)。
企業(yè)規(guī)模大、管理規(guī)范，其三級(jí)流程名稱(chēng)就多，反之則少。如采購(gòu)管理流程是一個(gè)三級(jí)流程名稱(chēng)。而大的企業(yè)或管理規(guī)范的企業(yè)，“采購(gòu)管理系統(tǒng)工作”就可能分為采購(gòu)談判管理流程、采購(gòu)履約管理流程、供應(yīng)商管理流程、外協(xié)管理流程，或商品采購(gòu)管理流程、設(shè)備采購(gòu)管理流程、信息設(shè)備采購(gòu)管理流程等多個(gè)三級(jí)流程。同理，小規(guī)模企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)也可能只有一個(gè)三級(jí)流程，就是“財(cái)務(wù)管理流程”。
一級(jí)流程組織架構(gòu)中的功能劃分也給二級(jí)流程的崗位設(shè)置提供了直接的依據(jù)。企業(yè)根據(jù)自己的規(guī)?；蛐再|(zhì)直接將各功能后面加上“經(jīng)理”或“部長(zhǎng)”、“主管”、“專(zhuān)員”，其崗位設(shè)置就和組織架構(gòu)對(duì)應(yīng)起來(lái)了。由此可見(jiàn)，企業(yè)一級(jí)、二級(jí)、三流程聯(lián)系是多么緊密，環(huán)環(huán)查扣，缺一不可。
四級(jí)流程和三級(jí)流程的聯(lián)系就更緊密了，每一個(gè)三級(jí)流程都可以細(xì)分為多個(gè)四級(jí)流程，每一個(gè)四級(jí)流程都可以從三級(jí)流程圖中找到它的來(lái)源。
我們還以采購(gòu)管理流程為例來(lái)說(shuō)明。采購(gòu)管理包括采購(gòu)制度或標(biāo)準(zhǔn)的建立、采購(gòu)市場(chǎng)調(diào)查、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)計(jì)劃確認(rèn)、采購(gòu)訂單下達(dá)、采購(gòu)送貨與結(jié)算、采購(gòu)工作定期總結(jié)、供應(yīng)商合作評(píng)定或管理等等，這些采購(gòu)管理三級(jí)流程圖中的關(guān)鍵點(diǎn)每一個(gè)展開(kāi)進(jìn)行描述就是一個(gè)四級(jí)流程圖。那么四級(jí)流程圖名稱(chēng)就有市場(chǎng)調(diào)查流程圖、供應(yīng)商篩選流程圖、采購(gòu)合同簽訂流程圖、采購(gòu)計(jì)劃確認(rèn)流程圖、采購(gòu)訂單確認(rèn)流程圖、采購(gòu)結(jié)算流程圖、供應(yīng)商等級(jí)評(píng)定流程圖、供應(yīng)商檔案管理流程圖、供應(yīng)商違約處理流程圖等。
由于每個(gè)三級(jí)流程圖都有關(guān)于制度擬訂與報(bào)批的環(huán)節(jié)，故此企業(yè)可以將“制度管理系統(tǒng)”設(shè)置為一個(gè)三級(jí)流程圖——制度管理流程圖，然后將制度擬訂、制度會(huì)簽、制度報(bào)批、制度發(fā)布、制度修改、制度廢止等分別確定為四級(jí)流程圖名稱(chēng)。
企業(yè)三級(jí)、四級(jí)流程圖的數(shù)量視企業(yè)規(guī)模、性質(zhì)而定。
流程是戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的管道。企業(yè)戰(zhàn)略確定之后，就會(huì)進(jìn)行目標(biāo)分解和任務(wù)分配。將目標(biāo)分解到各個(gè)部門(mén)、將工作任務(wù)劃分到崗位的過(guò)程就是流程，各崗位相互配合完成任務(wù)的過(guò)程也是流程。目標(biāo)分解產(chǎn)生組織架構(gòu)（一級(jí)流程），工作分配產(chǎn)生崗位設(shè)置（二級(jí)流程），每個(gè)崗位之間工作銜接的方式就產(chǎn)生了企業(yè)的三級(jí)、四級(jí)流程。三級(jí)流程是對(duì)企業(yè)組織運(yùn)行基本事務(wù)工作管理職責(zé)的邏輯劃分，具體工作如何做就是四級(jí)流程。戰(zhàn)略就是通過(guò)流程的逐級(jí)細(xì)分來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
那么企業(yè)現(xiàn)有流程能否保證戰(zhàn)略落地？是否簡(jiǎn)潔有效又如何判斷呢？判斷標(biāo)準(zhǔn)只能是與企業(yè)戰(zhàn)略的關(guān)聯(lián)度。脫離戰(zhàn)略的流程是無(wú)效流程，偏離戰(zhàn)略目標(biāo)的流程是低效流程，只有緊扣戰(zhàn)略目標(biāo)的流程才可能成為高效流程。不管企業(yè)是否進(jìn)行過(guò)流程設(shè)計(jì)，企業(yè)做事的流程都是客觀存在的。企業(yè)已有的流程必然受到當(dāng)時(shí)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境和崗位員工素質(zhì)的影響，是否適應(yīng)今天變化了的現(xiàn)實(shí)則是需要通過(guò)流程梳理和分析來(lái)判斷、改進(jìn)。因此，我們可以說(shuō)流程分析就是對(duì)企業(yè)做事方式的全景式掃描，也可以說(shuō)是慢鏡頭式的檢閱。梳理企業(yè)現(xiàn)有流程對(duì)于流程管理專(zhuān)家而言，就是給企業(yè)進(jìn)行CT掃描，何處病變、何處梗阻一清二楚。企業(yè)管理人員學(xué)會(huì)此法，對(duì)改善企業(yè)管理一定大有裨益。
流程分析的初步結(jié)果就是梳理出企業(yè)的流程目錄體系，將企業(yè)三級(jí)流程目錄、四級(jí)流程目錄一一呈現(xiàn)。流程梳理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題就是企業(yè)流程優(yōu)化要解決的重點(diǎn)。
下面案例中的中文序號(hào)代表三級(jí)流程名稱(chēng)，阿拉伯?dāng)?shù)字序號(hào)代表四級(jí)流程名稱(chēng)。
 
附：某企業(yè)流程目錄匯總表（節(jié)選）
一、信息管理流程
1、宏觀政策信息收集流程圖
2、行業(yè)信息收集流程圖
3、內(nèi)部信息收集流程圖
二、決策管理流程
1、決策方案論證流程圖
2、年度目標(biāo)制訂流程圖
3、項(xiàng)目審批流程圖
三、人事管理流程
1、招聘計(jì)劃制訂流程圖
2、招聘流程圖
3、新員工入職流程圖
4、員工轉(zhuǎn)正流程圖
5、員工調(diào)崗流程圖
6、員工晉升競(jìng)崗流程圖
7、離職審批流程圖
8、離職交接流程圖
9、離職歡送流程圖
10、考勤統(tǒng)計(jì)流程圖
11、請(qǐng)假審批流程圖
12、出差審批流程圖
四、培訓(xùn)管理流程
1、年度計(jì)劃培訓(xùn)制訂流程圖
2、崗前培訓(xùn)流程圖
3、在崗培訓(xùn)流程圖
4、外派培訓(xùn)組織流程圖
5、企業(yè)內(nèi)訓(xùn)組織流程圖
6、特殊工種培訓(xùn)組織流程圖
7、培訓(xùn)轉(zhuǎn)化跟蹤流程圖
8、培訓(xùn)考核獎(jiǎng)罰流程圖
9、內(nèi)部培訓(xùn)師管理流程圖
五、安全管理流程
1、三級(jí)培訓(xùn)組織流程圖
2、安全演練組織流程圖
3、安全責(zé)任承諾書(shū)簽訂流程圖
4、安全檢查流程圖
5、特種設(shè)備定期點(diǎn)檢流程圖
6、安全隱患排查流程圖
7、安全隱患整改流程圖
8、安全責(zé)任追究流程圖
9、突發(fā)事件處理流程圖
六、會(huì)議管理流程
1、公司月度總結(jié)會(huì)流程圖
2、銷(xiāo)售月會(huì)流程圖
3、生產(chǎn)月會(huì)流程圖
4、安全周會(huì)流程圖
5、生產(chǎn)晨會(huì)流程圖
6、公司主管周會(huì)流程圖
七、制度管理流程
1、制度制訂審批流程圖
2、制度修改審批流程圖
3、制度廢止審批流程圖
4、制度執(zhí)行跟蹤流程圖
5、違章處理流程圖
6、公文發(fā)放流程圖
八、檔案管理流程
1、公文回收流程圖
2、人事檔案管理流程圖
3、培訓(xùn)檔案管理流程圖
4、財(cái)務(wù)檔案管理流程圖
5、客戶(hù)檔案管理流程圖
6、安全檔案管理流程圖
7、供應(yīng)商檔案管理流程圖
8、公文檔案管理流程圖
9、項(xiàng)目檔案管理流程圖
10、技術(shù)檔案管理流程圖
11、設(shè)備檔案管理流程圖
九、財(cái)務(wù)管理流程
1、年度預(yù)算制訂流程圖
2、預(yù)算調(diào)整審批流程圖
3、報(bào)銷(xiāo)流程圖
4、借款審批流程圖
5、供應(yīng)商付款流程圖
6、客戶(hù)對(duì)賬流程圖
7、銀行對(duì)賬流程圖
8、固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)流程圖
9、材料盤(pán)點(diǎn)流程圖
10、固定資產(chǎn)報(bào)廢審批流程圖
11、增值稅票開(kāi)票流程圖
十、采購(gòu)管理流程
1、采購(gòu)市場(chǎng)調(diào)查流程圖
2、供應(yīng)商篩選流程圖
3、大宗材料招標(biāo)流程圖
4、采購(gòu)合同簽訂流程圖
5、采購(gòu)計(jì)劃制訂審批流程圖
6、采購(gòu)訂單確認(rèn)流程圖
7、供應(yīng)商管理流程圖
8、零星材料采購(gòu)審批流程圖
十一、銷(xiāo)售管理流程
1、市場(chǎng)調(diào)查流程圖
2、客戶(hù)篩選流程圖
3、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)方案制訂流程圖
4、購(gòu)銷(xiāo)合同簽訂流程圖
5、客戶(hù)訂單確認(rèn)流程圖
6、訂單生產(chǎn)確認(rèn)流程圖
7、客戶(hù)樣品確認(rèn)流程圖
十二、客戶(hù)管理流程
1、客戶(hù)拜訪(fǎng)流程圖
2、客戶(hù)維護(hù)流程圖
3、客戶(hù)投訴處理流程圖
4、流失客戶(hù)原因分析流程圖
十三、物流管理流程
1、物流信息收集流程圖
2、物流商篩選流程圖
3、運(yùn)輸合同簽訂流程圖
4、運(yùn)輸費(fèi)用結(jié)算流程圖
5、發(fā)貨開(kāi)單流程圖
6、發(fā)貨流程圖
7、發(fā)貨跟蹤流程圖
十四、生產(chǎn)管理流程
1、作業(yè)計(jì)劃制訂流程圖
2、材料配送流程圖
3、輔料領(lǐng)取流程圖
4、交接班流程圖
5、作業(yè)統(tǒng)計(jì)流程圖
6、現(xiàn)場(chǎng)管理流程圖
十五、技術(shù)管理流程
1、新產(chǎn)品研發(fā)流程圖
2、新產(chǎn)品試制流程圖
3、新產(chǎn)品定型評(píng)審流程圖
4、工藝技術(shù)改進(jìn)流程圖
5、新產(chǎn)品技術(shù)資料交接流程圖
6、設(shè)備改造審批流程圖
十六、設(shè)備管理流程
1、設(shè)備采購(gòu)流程圖
2、設(shè)備安裝驗(yàn)收流程圖
3、設(shè)備責(zé)任人確認(rèn)流程圖
4、設(shè)備報(bào)修流程圖
5、設(shè)備更新審批流程圖
6、設(shè)備配件管理流程圖
十七、質(zhì)量管理流程
1、工序檢驗(yàn)流程圖
2、成品檢驗(yàn)流程圖
3、質(zhì)量故障處理流程圖
4、質(zhì)量事故責(zé)任追究流程圖
5、質(zhì)量信息統(tǒng)計(jì)流程圖
6、計(jì)量器具送檢流程圖
7、計(jì)量器具報(bào)廢流程圖
8、樣品管理流程圖
十八、倉(cāng)儲(chǔ)管理流程
1、材料入庫(kù)流程圖
2、成品入庫(kù)流程圖
3、輔料配件領(lǐng)取流程圖

Tags：企業(yè)流程梳理 方法 流程梳理

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