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規(guī)范采購管理的方法

2015-06-18 16:08 來源:中國醫(yī)藥聯(lián)盟 作者:張國祥 點(diǎn)擊:

規(guī)范采購管理的方法

——摘自《公司開了,你該這樣管理》作者:張國祥

一、采購流程細(xì)分、采購責(zé)任細(xì)分

我們知道采購活動(dòng)通常分為幾個(gè)步驟:采購計(jì)劃、市場(chǎng)調(diào)查、貨比三家、討價(jià)還價(jià)、選擇供應(yīng)商、合同草簽、合同審批、下單訂貨、貨物驗(yàn)收、品質(zhì)檢驗(yàn)、生產(chǎn)反饋、貨款結(jié)算。不少小企業(yè),這一系列流程活動(dòng)幾乎是一人承擔(dān),責(zé)任自然也在一個(gè)人身上。采購員在整個(gè)采購活動(dòng)中擁有絕對(duì)的權(quán)力。采購員與供應(yīng)商之間有地下交易,是十分方便的事情。

如果我們把以上流程活動(dòng)分派給不同的崗位員工擔(dān)任,控制就變得非常簡(jiǎn)單了。生產(chǎn)單位下達(dá)采購計(jì)劃,市場(chǎng)調(diào)查、貨比三家由一個(gè)崗位承擔(dān);討價(jià)還價(jià)由另一個(gè)崗位承擔(dān);選擇供應(yīng)商與合同草簽由再由其他崗位承擔(dān);合同審批由二至三個(gè)管理崗位承擔(dān);下單訂貨由一個(gè)專門崗位承擔(dān);貨物驗(yàn)收、品質(zhì)檢驗(yàn)、生產(chǎn)反饋本來就是不同崗位在承擔(dān),不過是他們的責(zé)任更明確;貨款結(jié)算這一環(huán)節(jié)千萬不能讓采購員承擔(dān),由供應(yīng)商按流程直接到結(jié)算中心結(jié)算。整個(gè)采購活動(dòng)仍然連貫在一起,只不過責(zé)任細(xì)分到了不同的崗位。供應(yīng)商再想行賄其中的某一個(gè)員工沒有意義,行賄全體采購流程上的所有崗位員工相當(dāng)復(fù)雜、相當(dāng)困難!任何一個(gè)稍具商業(yè)頭腦的人都不會(huì)再去琢磨歪門邪道的事兒了,降低成本、保質(zhì)保量,按合同供貨就成了他唯一的選擇。

二、嚴(yán)格挑選采購人員

公司將采購權(quán)限下放給各生產(chǎn)單位,但采購人員的任用權(quán)控制在公司手上。用人單位可以提報(bào)人選,但最終是否選用,還得公司負(fù)責(zé)人說了算(審批),防止采、用人員串通一氣。在企業(yè)內(nèi)部又增加了一道防火墻。

三、嚴(yán)格控制采購過程

當(dāng)我們將采購活動(dòng)按流程細(xì)分之后,控制采購過程就變得相對(duì)簡(jiǎn)單。所有市場(chǎng)調(diào)查、貨比三家、討價(jià)還價(jià)的信息資料都必須按規(guī)定上報(bào)存檔。合同管理、供應(yīng)商管理更是只能加強(qiáng),不能放松。除了貨物驗(yàn)收、品質(zhì)檢驗(yàn)、生產(chǎn)反饋在時(shí)時(shí)監(jiān)督采購活動(dòng)成果之外,還要另設(shè)監(jiān)察審計(jì)部門進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。所有采購人員的所有采購活動(dòng)都在雙向監(jiān)督之下。采購人員的任何不法舉動(dòng)都可能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

四、所有采購都可追蹤

由于整個(gè)采購流程上的每一個(gè)活動(dòng)都有檔案記錄,任何一項(xiàng)采購結(jié)果沒有達(dá)成目的,都可以迅速查明問題出在哪一個(gè)環(huán)節(jié),責(zé)任人基本上難逃“法眼”。

五、采購品質(zhì)決定績(jī)效

以往采購員一人大包大攬的采購方式,由于采購員是親信,即使采購物品出了問題,往往都是不了了之??芍^買多買少一個(gè)樣,買好買壞一個(gè)樣。說白了就是工資照拿,回扣照吃?,F(xiàn)在不一樣了。采購數(shù)量是采購人員計(jì)算基本工資的主要指標(biāo),但采購品質(zhì)才是決定采購人員工作績(jī)效的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)。并且我們還要加大績(jī)效獎(jiǎng)金的比重。比如說,績(jī)效獎(jiǎng)金至少占采購人員工資總額的百分之五十或更多,讓采購合格率成為采購人員工資收入的決定因素。

其他詳細(xì)內(nèi)容見《公司開了,你該這樣管理》

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