項(xiàng)目辦公室主任如何做好階段跟蹤計(jì)劃?
項(xiàng)目專家制訂的階段計(jì)劃發(fā)布后,項(xiàng)目辦公室主任必須據(jù)此制訂階段跟蹤計(jì)劃,以保證項(xiàng)目專家的總體安排在企業(yè)不同人員身上得到落實(shí)。階段計(jì)劃與階段跟蹤計(jì)劃兩者密不可分,但不能互相代替,前者是總體進(jìn)度,后者是細(xì)節(jié)安排。項(xiàng)目辦公室主任制訂階段跟蹤計(jì)劃必須把握好以下四個(gè)環(huán)節(jié):
一、領(lǐng)會(huì)項(xiàng)目專家階段計(jì)劃的重點(diǎn)
領(lǐng)會(huì)項(xiàng)目專家階段計(jì)劃的重點(diǎn)是做好階段跟蹤計(jì)劃的關(guān)鍵。特別是要搞清楚每個(gè)子項(xiàng)目要達(dá)成的目標(biāo),分別從時(shí)間要求、數(shù)量要求、質(zhì)量要求、完成措施、恰當(dāng)人選等五個(gè)維度思考完成方法或?qū)崿F(xiàn)路徑??紤]成熟后,才能動(dòng)手?jǐn)M訂階段跟蹤計(jì)劃。必要時(shí)可與項(xiàng)目專家電話溝通請(qǐng)教。項(xiàng)目專家也需要在項(xiàng)目辦公室主任首次擬訂階段跟蹤計(jì)劃時(shí)給予具體指導(dǎo)。
二、分項(xiàng)制訂跟蹤計(jì)劃或具體措施
與項(xiàng)目專家制訂的階段計(jì)劃用一張表格概述不同,階段跟蹤計(jì)劃可能需要分列幾個(gè)表格或下發(fā)不同的通知,具體形式視項(xiàng)目階段計(jì)劃中的內(nèi)容多少而定。比如說(shuō),第三階段計(jì)劃,項(xiàng)目專家安排了1次流程優(yōu)化技術(shù)方法的主題培訓(xùn),安排了流程圖設(shè)計(jì)任務(wù)180個(gè),流程圖審核任務(wù)150個(gè),安排了管理人員流程管理技術(shù)方法考試1次。那么,項(xiàng)目辦公室主任就要制訂兩份階段跟蹤計(jì)劃,一份是流程圖設(shè)計(jì)任務(wù)跟蹤計(jì)劃,一份是流程圖審核跟蹤計(jì)劃;同時(shí)還要擬訂兩份通知,一份是關(guān)于主題講座的通知,一份是關(guān)于考試安排的通知。兩份通知都要計(jì)劃好時(shí)間、場(chǎng)地、參加人員、服務(wù)人員或監(jiān)考人員,并分別經(jīng)過(guò)項(xiàng)目專家和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)審核審批后下發(fā)。
三、任務(wù)逐一細(xì)分到人到天
兩份跟蹤計(jì)劃則需要分別用表格形式一一細(xì)化。茲以180個(gè)流程圖設(shè)計(jì)任務(wù)跟蹤計(jì)劃為例說(shuō)明。此計(jì)劃用Excel表格較為合適。分別列出序號(hào)、流程圖代號(hào)名稱、系統(tǒng)設(shè)計(jì)師姓名、設(shè)計(jì)完成時(shí)間、項(xiàng)目專家修改時(shí)間、審核時(shí)間、審批時(shí)間。設(shè)計(jì)任務(wù)一定安排到具體日期,即體現(xiàn)“計(jì)劃到天,責(zé)任到人”原則,如下圖所示。
審核跟蹤計(jì)劃則需要列出序號(hào)、審核流程圖代號(hào)名稱、審核時(shí)間、審核場(chǎng)地、審核負(fù)責(zé)人、審核參與人、審核記錄人,并通知參與人提前閱讀擬審核的流程圖。
四、報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)審批后下發(fā)
階段跟蹤計(jì)劃擬訂初稿后,還需要與關(guān)鍵崗位人員(如可能出差、同期有重點(diǎn)項(xiàng)目跟蹤人員等)確認(rèn)時(shí)間。必要時(shí)可以安排項(xiàng)目秘書進(jìn)行校對(duì),確認(rèn)無(wú)誤再上報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組審批后下發(fā)。
責(zé)任編輯:露兒
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